اعتماد نظام تصنيف وجداول استبقاء الوثائق بشمال الباطنة

وهج الخليج ـ مسقط

اعتمد مكتب محافظ شمال الباطنة وهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية نظام تصنيف وجداول مدد استبقاء وثائقه، بمختلف تقسيماته الهيكلية وولاياته التابعة، بما في ذلك مكاتب الولاة. بهدف تعزيز كفاءة إدارة الوثائق وحفظها وفقًا لأفضل الممارسات. جاء ذلك خلال توقيع اتفاقية، بحضور سعادة محمد بن سليمان الكندي، محافظ شمال الباطنة، وسعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني، رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وذلك بمكتب محافظ شمال الباطنة.

ويأتي هذا التعاون استناداً إلى قانون الوثائق والمحفوظات الصادر بالمرسوم السلطاني رقم (60/2007)، حيث قام مكتب محافظ شمال الباطنة بإعداد دليل لإدارة وثائقه بما يتماشى مع أحكام القانون. ويغطي الدليل كافة أنواع الوثائق المتداولة التي تعكس المهام والأنشطة المنفذة في المكتب، إلى جانب نظام تصنيف يساعد في حفظ الوثائق المتعلقة بموضوعات محددة تحت رمز واحد، مما يسهم في تسهيل الوصول إلى المعلومات واسترجاع الوثائق بسرعة وكفاءة.

ويتضمن الدليل أيضاً جداول تحدد مدد استبقاء الوثائق القانونية، سواء تلك التي تحفظ في مكاتب العمل أو في أماكن حفظ الوثائق الوسيطة، أو ما يتم إتلافه أو حفظه بشكل دائم لدى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية. ويمثل هذا النظام خطوة هامة نحو تمكين مكتب محافظ شمال الباطنة من إدارة وثائقه وفقاً لأفضل الممارسات العالمية، ما يعزز من كفاءة العمل المؤسسي ويؤكد التزام المحافظة بأعلى معايير الجودة في أداء مهامها. وفي تصريح لسعادة محمد بن سليمان الكندي، محافظ شمال الباطنة، قائلاً: “إن اعتماد نظام تصنيف وجداول استبقاء وثائق مكتب محافظ شمال الباطنة يأتي في إطار دعم جهود الحكومة في حفظ الذاكرة الوطنية. هذا النظام سيمكن العاملين في مكتب المحافظ من إدارة وثائقهم بطريقة مهنية وفعالة تسهل العمليات اليومية، كما سيسهم في الحفاظ على الوثائق ذات الأهمية التاريخية بشكل مستدام للأجيال القادمة”.

وأكد الكندي أن المحافظة مستمرة في تطبيق أفضل الممارسات في مجال إدارة الوثائق بالتعاون مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية. من جانبه، أكد سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني، رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، إن اعتماد نظام تصنيف وجداول مدد استبقاء وثائق محافظة شمال الباطنة يهدف إلى تمكين الأقسام والدوائر المختلفة من إدارة وثائقها بشكل أكثر كفاءة، من خلال تحديد مدد الحفظ وسهولة استرجاع الوثائق، مما يساهم في تيسير سير المعاملات اليومية وضمان استمرار العمل بسلاسة. بالإضافة إلى ذلك، يساعد النظام في تحديد الوثائق الهامة التي يجب ترحيلها إلى الذاكرة الوطنية لحفظها بشكل دائم، بما يعكس الإنجازات التي تحققت في مجال أعمال المحافظة. كما أوضح أنه مع اعتماد هذا النظام، بلغ عدد الجهات الحكومية والشركات الحكومية التي أنجزت أنظمتها أكثر من 119 جهة. وفي هذا السياق، تم تكريم العاملين الذين ساهموا في إعداد الدليل الوثائقي تقديراً لجهودهم المتميزة في تطوير النظام، بما يساهم في تحسين إدارة الوثائق وتحقيق التميز المؤسسي. هذا التكريم يعكس التزام المحافظة بتعزيز الكفاءة المؤسسية والاعتراف بجهود الكوادر الوطنية.

ومن المتوقع أن يسهم النظام الجديد في رفع كفاءة إدارة الوثائق بمكتب محافظ شمال الباطنة، مما يمكنه من التعامل مع حجم أكبر من الوثائق والمعلومات بطريقة منظمة وآمنة. كما ستواصل المحافظة تعزيز استخدام أفضل الممارسات في إدارة الوثائق، بما يتماشى مع التطورات التقنية التي تدعم العمل الحكومي في سلطنة عمان