مذكرة تفاهم بين السلطنة والسودان في مجال إدارة الوثائق

وقع سعادة الدكتور كبشور كوكو قمبيل الأمين العام لدار الوثائق القومية بجمهورية السودان، وسعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني، رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، اليوم بمقر هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، مذكرة تفاهم بين البلدين في مجال الوثائق والمحفوظات، من خلال زيارته للسلطنة والمشاركة في المؤتمر الدولي الرابع عمان في الصحافة العالمية، تأتي هذه الاتفاقية انطلاقا من العلاقات المتميزة بين سلطنة عمان والجمهورية السودانية، ورغبة من البلدين في تعزيز وتطوير التعاون بينهما في مجالات الوثائق والمحفوظات وذلك على أساس مبدأ المصالح المتبادلة. شملت الاتفاقية على تبادل المعلومات حول الوثائق المكتوبة المسموعة، المرئية والالكترونية، بالإضافة إلى تبادل الإصدارات والمطبوعات والبحوث والدراسات العلمية ذات الصلة بالوثائق والمحفوظات، كما تعمل على تشجيع تبادل الدورات التدريبية وزيارات الخبراء والبحوث العلمية، إضافة إلى التعاون والتنسيق في كل ما يتعلق بنشاطاتهما مع الهيئات الإقليمية والدولية ذات العلاقة بالأرشيف.
سبق ذلك اطلاع سعادة الدكتور على تجربة السلطنة في مجال الوثائق والمحفوظات، من خلال عروض مرئية قدمت له للتعريف بأنشطة الهيئة وأعمالها المختلفة، فقد تحدث العرض الأول حول الهيئة وأهم أهدافها والاختصاصات والأعمال التي تقوم بها، وكذلك تقديم نبذة شامله حول نظام ادارة الوثائق والمحفوظات التي تعمل عليه الهيئة في الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات، كما تم تقديم عرض آخر للوفد حول مشروع نظام إدارة الوثائق الالكترونية والمراسلات والذي انطلق في 2013 والمتمثل في زيادة كفاءة و فعالية المؤسسات الحكومية في إدارتها للمستندات والوثائق الإلكترونية (EDRMS)، وفي تقديم خدماتها لأفراد المجتمع من خلال استغلال تقنية المعلومات، كما قدم للضيف عرضا حول إدارة المنظومة الداخلية للهيئة والتخزين الالكتروني وطرق وآليات اتاحت الوثائق الكترونيا والخطوات التي تعمل بها الهيئة الكترونيا في مختلف التقسيمات.

حيث استقبل سعادة الدكتور رئيس الهيئة بمكتبة سعادة الدكتور الأمين العام لدار الوثائق القومية بجمهورية السودان والوفد المرافق له في بداية زيارتهم للهيئة، وتناول سعادة الدكتور رئيس الهيئة الحديث حول أهمية إيلاء الاهتمام بدور الوثائق والأرشيفات الوطنية لحفظ التاريخ والتراث الوطني والمحافظة عليه، وهو الأمر الذي تسعى الأمم من خلاله إبراز معالم حضارتها وتاريخها المجيد، فضلا عن أهمية إدارة الوثائق والمحفوظات وفق النُظم الحديثة وبموصفات ومقايس عالمية، مؤكدا سعادته الدور الحيوي لهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية في تعريف المجتمع المحلي والدولي بالتاريخ العماني التليد وإسهامات الهيئة في الجوانب التاريخية والحضارية للسلطنة من خلال إقامة المعارض الوثائقية والندوات المحلية والدولية، كما تحدث سعادة الدكتور حول أهمية توطيد العلاقات الثنائية في مجال الوثائق والمحفوظات والذي يعزز تبادل الخبرات والزيارات بين الطرفين في هذا المجال، ومن جهته صرح سعادة الدكتور الأمين العام لدار الوثائق القومية بجمهورية السودان حول أهمية الهيئة في حفظ الوثائق والمحفوظات والاهتمام بالتاريخ العماني مشيدا بالدور الكبير التي تقوم به الهيئة في هذا الإطار مشيرا إلى التقدم الكبير الذي يلمسه في الهيئة ومدى اهتمامها بحفظ الوثائق والمحفوظات والنشاط الفعّال الذي تقوم به الهيئة على المستوى الداخلي والخارجي، كما أكد على أهمية علاقات التعاون التي من المؤمل أنها ستتقدم بعد توقيع مذكرة التفاهم، وتترجم إلى تبادل الخبرات والزيارات واقامة الندوات والمعارض المشتركة.
وتوجه الضيف والوفد المرافق إلى المديرية العامة لتنظيم الوثائق لأخذ جولة في المديرية العامة وإعطائهم نبذه حول أعمالها وأهم أنشطتها، حيث تم اطلاع الوفد على عمل قسم الوثائق الخاصة والآلية المتبعة في حفظها وادارتها وقوانين اتاحتها، واطلع الوفد أيضا على كيفية توصيف الوثائق، كما زار الوفد قسم الميكروفيلم والاطلاع على الأعمال التي يقوم بها.
كما واصل الوفد جولته بالوصول إلى المديرية العامة للبحث وتداول الوثائق للاطلاع على أهم أنشطة وأعمال وفعاليات المديرية، واطلع على مراحل اعداد المعارض الوثائقية وكيفية اخراج الوثائق المخصصة للعرض والأجهزة المستخدمة في طباعة الوثائق المعدة لذلك، كما تعرف الوفد على مشروع التاريخ الشفوي والذي تسعى الهيئة من خلاله إلى توثيق وحفظ التاريخ المروي الذي يمثل جزءا من الذاكرة الوطنية إلى جانب الوثيقة المكتوبة، حيث اطلع على تجهيزات القسم والاستيديو المستخدم للتسجيل، والأدوات الفنية والتقنية التي يستخدمها في أعماله، والذي باشر فريق العمل في انجاز المهمة الجديرة بالاهتمام لحفظ جانبا من الإرث والمخزون العلمي والثقافي والاجتماعي والسياسي والاقتصادي والفكري والأدبي الذي تختزنه الذاكرة البشرية، وفي آخر الجولة تعرف الوفد على طرق التجليد واقسام ترميم الوثائق وتعقيمها، واطلع على المختبرات المجهزة بأحدث التقنيات، إضافة الى زيارة المعرض الدائم الذي تسعى الهيئة الى افتتاحه خلال الفترة القريبة، ليكون واجهة للمهتمين والباحثين والمثقفين من داخل السلطنة وخارجها، الجدير بالذكر بإن الهيئة تعمل على وضع اللمسات الأخيرة في المعرض، الى جانب زيارته لمعمل الإتلاف الاَلي الذي سيتم العمل به خلال الأشهر القادمة، حيث سيعمل هذا المعمل على إتلاف كافة أنواع الوثائق المعدة سلفاً للإتلاف بحيث يعمل المعمل بمواصفات عالية الدقة والجودة في تقديم الخدمة، مع الأخذ بعين الاعتبار مبدأ الأمن والسلامة.